На території України доступні два способи легалізації документів: консульська легалізація та апостиль. Розберемо ці способи детальніше.
- Консульська легалізація
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини», міжнародними договорами, законодавством України.
Згідно п. 1.2 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої Наказом Міністерства закордонних справ України №113 від 04.06.2002 року., Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб , уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.
Згідно Наказу Міністерства юстиції України №52 / 5 від 18.10.2000 року «Про затвердження Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні» (зі змінами та доповненнями), документи, видані компетентним органами іноземних держав, які свідчать про акти громадянського стану, вчинених за межами Україна за законами іноземних держав, визнаються дійсними в Україні при наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною радою України.
Легалізації не підлягають:
- документи і акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
При подачі офіційних документів на консульську легалізацію:
Фізичні особи подають паспорт та заповнюють заяву на вчинення Консульської легалізації. У разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я другої особи, заявник повинен надати завірену нотаріусом довіреність від власника документів.
Юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію.
- Проставлення апостиля
Другий спосіб легалізації свідоцтва, це проставлення апостиля.
У країнах, які підписали Гаазьку конвенцію (Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961), досить буде проставити апостиль на документі.
Апостиль (apostille) – стандартизований сертифікат або штамп, який ставиться на документах або оформляється у вигляді додатку до документа скріпляється з документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції.
Однак він може бути складений офіційною мовою органу,що його видає. Наявні в ньому пункти можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок “Apostille (ConventiondelaHayedu 5 оctobre 1961)” повинен бути викладений французькою мовою.
Згідно ст. 2 Конвенції кожна з Договірних держав звільняється від легалізації документів, на які поширюється дія цієї Конвенції і які повинні бути представлені на її території. Під легалізацією в розумінні цієї Конвенції мається на увазі тільки формальна процедура, що застосовується дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути представлений, для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплено документ.
Відповідно до Конвенції офіційними документами вважаються:
1) документи, що надходять від органу або посадової особи, що діють в юрисдикції держави, включаючи документи, що надходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
2) адміністративні документи;
3) нотаріальні акти;
4) офіційні написи, зроблені на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який мав місце на певну дату, та офіційне і нотаріальне засвідчення підписів.
Після проставлення апостиля на території країни, яка видала документ, залишиться лише зробити нотаріальний переклад такого документа на українську мову.
Документи, видані країнами, з якими Україна уклала Договір про правову допомогу в цивільних справах, не потребують легалізації на території України. Досить нотаріального засвідчення перекладу документа на українську мову, якщо інше не передбачено в угоді.
До переліку таких країн входять: Китайська Народна Республіка, Республіка Польща, Литовська Республіка, Республіка Молдова, Естонська Республіка, Республіка Грузія, Латвійська Республіка, Монголія, Республіка Узбекистан, Соціалістична Республіка В’єтнам, Республіка Македонія, Турецька Республіка, Чеська Республіка, Угорська Республіка, Румунія, Грецька Республіка, Корейська Народно-Демократична Республіка, Республіка Панама, Ісламська Республіка Іран, Республіка Болгарія, Республіка Кіпр, Арабська Республіка Єгипет, Велика Соціалістична Народна Лівійська Арабська Джамахірія, Сирійська Арабська Республіка
Підіб’ємо підсумок: вибирати спосіб легалізації потрібно, відштовхуючись від того, якою країною був виданий документ, який необхідно легалізувати.
У Адвокатському об’єднанні «КАНОН» Вам завжди нададуть повну консультацію з питання легалізації і дадуть відповідь на всі Ваші запитання.
Вересень, 2021 рік